Mit diesen 10 Tipps wird Ihre Generalversammlung zum Erfolg

Kilchenmann Kilchenmann, 17 Mai 2019

Grosser Höhrsaal mit beleuchteter Bühne auf der ein Podium steht und darüber eine grosse Leinwand mit drei Folien angezeigt wird

10 Tipps vom Profi, wie Ihre Generalversammlung gelingt und einen positiven und bleibenden Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlässt.

Die Generalversammlung ist eines der zentralen Aushängeschilder eines Unternehmens. Da kommen unsere 10 Tipps, wie Ihre Generalversammlung zum Erfolg wird, gerade richtig.

Die alljährliche Generalversammlung ist eines der wichtigsten Aushängeschilder eines Unternehmens. Sie haben die Gelegenheit, Aktionären Ihre Betriebslage, Ziele und Werte zu präsentieren. Es liegt auf der Hand, dass die Fehlertoleranz bei einem so wichtigen Anlass niedrig ist. Eine sorgfältige Vorbereitung ist geboten.

Gleichzeitig birgt die Generalversammlung ein hohes Potenzial als Marketinginstrument, was zwar häufig erkannt, jedoch kaum ausgeschöpft wird. Häufig ist es eine trockene Angelegenheit, bei der Abschlussberichte und Jahresrechnungen abgehandelt werden. Verantwortliche sind deshalb nicht nur herausgefordert, das Gelingen der Generalversammlung sicherzustellen, sondern diese auch als attraktiven Event zu gestalten.

An Ihrer Generalversammlung glänzen Sie mit der gezielten Präsentation von Inhalten, einer partizipativen Atmosphäre und einem reibungslosen Ablauf. Bieten Sie Ihren Gästen einen echten Mehrwert. Wie Ihr Anlass zu einem vollen Erfolg wird, erfahren Sie in den folgenden 10 Tipps.

  1. Gibt es rechtliche Grundsätze für Ihre Generalversammlung?
    Für die Vorbereitung, Einberufung und Durchführung Ihrer Generalversammlung sind einige rechtliche Grundsätze zu beachten. Diese unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens. Zum Beispiel muss der Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung, dem Jahresbericht und ev. der Konzernrechnung vorliegen, damit die Generalversammlung überhaupt einberufen werden kann. Informieren Sie sich rechtzeitig, was an Vorarbeiten anfällt oder wenden Sie sich bei Unklarheiten an einen Partner, der Ihnen in rechtlichen bzw. organisatorischen Fragen unter die Arme greift. Weiter gibt es Anbieter, die Wahlen und Abstimmungen an Ihrer Generalversammlung koordinieren und die dafür nötigen Gerätschaften zur Verfügung stellen.

  2. Welcher Zeitpunkt ist der richtige für Ihre Generalversammlung?
    In vielen Fällen ist der Zeitpunkt einer Generalversammlung aus statutarischen oder gesetzlichen Gründen vorgeschrieben. Abhängig vom Rechnungsjahr eines Unternehmens, finden Generalversammlungen häufig im Frühjahr statt. Falls es Ihre internen Firmenstrukturen jedoch zulassen, bietet es sich an, regionale Events beim Festlegen eines Datums zu bedenken. Weiter gilt es, Arbeitszeiten und mögliche Anschlusspläne der Teilnehmenden zu berücksichtigen, damit sich die Generalversammlung in deren Tagesablauf integrieren lässt.

  3. Welches ist der richtige Ort für Ihre Generalversammlung?
    In erster Linie ausschlaggebend für die Wahl der Location ist die Anzahl erwarteter Teilnehmender. Dafür muss, wenn möglich, auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden. Weiter sollten Sie bedenken, welcher Ort zu Ihrem Unternehmen und Ihren Aktionären passt. Je nach Branche dürfen die Lokalitäten gediegen oder auch mal eher unkompliziert sein. Vergessen Sie aber nicht, dass die Generalversammlung in jedem Fall einen ehrwürdigen Anlass darstellt. Das Ambiente vor Ort ist entscheidend. Übrigens, Ihren Wunschraum sollten Sie bereits ein Jahr im Voraus reservieren.

  4. Was gibt es punkto Einladungen für Ihre Generalversammlung zu beachten?
    Falls dies nicht bereits von einem Aktienregisterdienstleister für Sie übernommen wird, ist es wichtig, dass Sie bei der Vorbereitung der Einladungen besondere Sorgfalt walten lassen. Diese müssen rechtzeitig, das heisst in der Regel mindestens 20 Tage vorher, eintreffen. Rechnen Sie im Voraus ausreichend Zeit für das Lektorat und den Druck der Einladungen ein. Bemühen Sie sich um konkrete Formulierungen und eine attraktive Beschreibung des Tagesablaufs. Nebst den beigelegten Traktanden muss inhaltlich festgelegt werden, bis wann weitere Anträge entgegengenommen werden. Die Teilnehmenden werden es Ihnen zudem danken, wenn Sie sie über Park- und Transportmöglichkeiten, das Menü und die Barrierefreiheit informieren.

  5. Welche weiteren administrativen Vorarbeiten für Ihre Generalversammlung stehen an?
    Es zahlt sich aus, Vorbereitungen für die Generalversammlung – wie bei anderen Projekten - in einem Zeitplan festzuhalten. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit Beachtung finden. Auch die Budgetierung sollte bereits zu Beginn erfolgen, um die finanziellen Mittel im Blick zu behalten. Weiter sollten Sie sich rechtzeitig nach Verpflegungsmöglichkeiten umsehen. Denn wer gut isst, ist gut drauf. Stimmen Sie das Catering zwingend mit der Location ab. Zusätzliche Vorarbeiten betreffen beispielsweise die Auflage verschiedenster Dokumente, wie z. B. des Geschäftsberichts. Von zentraler Bedeutung ist zudem, dass ein detailliertes Drehbuch für den ganzen Ablauf erstellt wird. Dies geschieht meist in Zusammenarbeit mit den externen Partnern.

  6. Welche Vorteile bietet es Ihnen, die Generalversammlung mit einem Technikpartner über die Bühne zu bringen?
    Sie werden es schätzen, die Präsentationstechnik in guten Händen zu wissen, während Sie sich um die Teilnehmenden Ihrer Generalversammlung kümmern. Arbeiten Sie mit einem kompetenten Technikpartner zusammen, der die Gegebenheiten eines Raums optimal einschätzen und diesen mit fehlenden Komponenten ausrüsten kann. Er kümmert sich vollumfänglich um Aufbau und Installation der erforderlichen Technik und koordiniert während der Generalversammlung alle technischen Belange (mit Ausnahme der Abstimmungen). Bei Kilchenmann können sie auf höchste Professionalität und langjährige Erfahrung zählen. Ein vertrautes Verhältnis zwischen Unternehmen und Technikpartner vereinfacht die Vorarbeit und Durchführung.

  7. Wie bereiten Sie die Crew auf die Generalversammlung vor?
    Ein umfangreiches Briefing der Crew ist zwingend nötig, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Mindestens einmal vor der Durchführung der Generalversammlung sollten alle Involvierten in einem Raum zusammenkommen und offene Fragen geklärt werden. Je sorgfältiger die Vorarbeit erfolgte, das heisst je aussagekräftiger beispielsweise das Drehbuch und Pläne für den Aufbau sind, desto weniger Zeit wird das Briefing der Crew erfordern. Obwohl die Generalversammlung als Ganzes nicht «probbar» ist, sollten zumindest technische Abläufe und Übergänge im Sinne eines Probedurchlaufs durchgespielt werden.

  8. Wie gestalten Sie eine abwechslungsreiche Generalversammlung?
    Der Ablauf einer Generalversammlung ist zu einem grossen Teil festgelegt. Bereits die Wahlen und Abstimmungen machen gut und gerne die halbe Zeitdauer aus. Auch die Vorstellung des Jahresberichts und der Jahresrechnung bilden einen fixen Bestandteil. Trotzdem kann mit kleinen Dingen aus verstaubten Mustern ausgebrochen werden. Besonders wichtig ist der Einstieg in die Generalversammlung. Während dem offiziellen Teil bietet es sich an, aktuelle, besondere Meilensteine hervorzuheben und zu veranschaulichen. Achten Sie darauf, dass Redebeiträge nicht länger als nötig ausfallen und Powerpoint-Folien minimalistisch, zur visuellen Unterstützung des Gesagten gestaltet sind. Unnötige Pausen sollten wenn möglich vermieden werden. Showacts und Gastspeaker schaffen Abwechslung und füllen allfällige Leerzeiten.

  9. Wie gehen Sie mit Pannen an Ihrer Generalversammlung um?
    Seien Sie auf alle Eventualitäten gefasst – egal, wie minuziös Ihre Vorbereitung erfolgt ist. Auf mögliche unbequeme Fragen von Aktionären können mit der richtigen Vorbereitung souveräne Antworten geliefert werden. Für die ideale Vorbereitung sorgt hier ein «Q & A» bzw. eine Sprachregelung. Notfallszenarien wie Stromausfall und Feuer müssen eingehend geprüft werden. Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Veranstaltungsort und den externen Partnern mögliche Massnahmen. Aber auch kleinere Zwischenfälle können Ihren Ablauf durcheinanderbringen. Auf jeden Fall heisst es, einen kühlen Kopf zu bewahren. Abgesehen davon sei Ihnen versichert, dass nicht jede Panne von den Teilnehmenden als solche wahrgenommen wird.

  10. Wie bleibt Ihre Generalversammlung positiv in Erinnerung?
    Dank eines kleinen Willkommensgeschenks mit praktischem Wert bringt das Unternehmen bereits zu Beginn die Wertschätzung gegenüber den Teilnehmenden zum Ausdruck. Bieten Sie Ihren Gästen Partizipationsmöglichkeiten, um deren Selbstwirksamkeit zu bestätigen. Zudem motiviert Aktivität. Dies kann mit der Raumgestaltung, sprich der Sitzordnung und der Position des Sprecherpodiums begünstigt werden. Mit der entsprechenden Beleuchtungs- und Audiotechnik werden Sprachverständlichkeit und Lesbarkeit bis in die hinterste Sitzreihe sichergestellt. Dank einer Simultanübersetzungsanlage sind auch fremdsprachige Teilnehmende am Puls des Geschehens. Im Nachgang steht alles im Zeichen der Geselligkeit. Ein Apéro-Riche oder Networking-Dinner schaffen eine einladende Plattform für Austausch und neue Bekanntschaften.

Mit einem durchdachten Drehbuch, einer qualitativ hochwertigen, technischen Infrastruktur und einem abwechslungsreichen Programm wird sich Ihre Generalversammlung gegenüber anderen hervortun. 

Laden Sie hier eine Taskliste für die Organisation Ihres nächsten Events herunter.

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