Von einer, die auszog, einen virtuellen Event auf die Beine zu stellen

Kilchenmann Kilchenmann, 08 März 2021

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Carmen Zahno, Projektmanagerin bei der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW), hat schon einiges erlebt, wenn es um Events und andere Projekte geht. Doch die Organisation eines virtuellen Events war auch für sie Neuland. Über ihre Erfahrungen, Learnings und Aha-Erlebnisse hat sie mit uns in einem Interview gesprochen. Dabei haben wir auch erfahren, was sie beim nächsten Mal anders machen würde und worüber sie sich bei den Vorbereitungen in Zusammenarbeit mit Kilchenmann ganz besonders gefreut hat.

Carmen, erzähl uns doch in einem ersten Schritt, welchen Event du in virtueller Form umgesetzt hast und worum es da genau ging.

Eigentlich waren es deren zwei, ein grosser und ein etwas kleinerer. Beim ersten Event handelte es sich um das StartUp Forum Aargau mit über 200 Teilnehmenden, beim zweiten um den Anlass «Stories of female Entrepreneurship», an welchem rund 90 Personen teilgenommen haben. Beim StartUp Forum Aargau, welches in Zusammenarbeit mit der Standortförderung Aargau organisiert wurde, haben wir fast so etwas wie Pionierarbeit geleistet, denn wir haben quasi auf der grünen Wiese ein bestehendes Format in ein digitales Erlebnis verwandelt – inklusive einer eigens durch Kilchenmann und Appix AG entwickelten, virtuellen Messeumgebung mit interaktiven Messeständen, Livestream-Elementen, Interaktionsmöglichkeiten und einer Zeremonie für die Prämierung der besten Projekte der diesjährigen Swiss Startup Challenge.

Wie und mit welcher Vorlaufzeit bist du das Projekt angegangen?

Beim ersten Event betrug die Vorlaufzeit zwei Monate, beim zweiten dann gerade noch zwei Wochen. Dies, weil wir in der zweiten Runde die Möglichkeit hatten, auf der bestehenden Umgebung aufzubauen und unsere Erfahrungen aus der ersten Durchführung mit einfliessen zu lassen. Das war beim StartUp Forum Aargau natürlich noch nicht der Fall. Wir haben also in einem ersten Schritt und basierend auf den durch Kilchenmann vorgestellten Möglichkeiten in enger Zusammenarbeit ein Konzept erarbeitet. Die Grundidee war, ein Erlebnis zu schaffen, das mit einer virtuellen Messehalle inklusive Messestände, einer Aula und Workshopräumen unseren Teilnehmenden Abwechslung und zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten bietet. Die Teilnehmenden sollten also die Möglichkeit erhalten, innerhalb der virtuellen Messe verschiedene Stände zu besuchen, mit den Standbetreuern zu interagieren, an Workshops teilzunehmen, die Startup-Pitches mitzuerleben, Wissen auszutauschen und der StartUpChallenge Award Ceremony beizuwohnen.


In welchen Schritten habt ihr dann das Ganze umgesetzt?

Nach der Konzeption sind wir erneut mit unserem Projektleiter seitens Kilchenmann zusammengesessen und haben ihm unsere Vorstellungen präsentiert. Kurz darauf startete die rollende Umsetzung. Die gesamte Umgebung inkl. Messestände und Workshopräume wurde designt und quasi laufend programmiert. Parallel dazu wurden die benötigten Kommunikationstools eingebaut. Konkret ging es dabei um Live-Chats, Einwahlmöglichkeiten für Workshops und die Einbindung von Videos. Dabei wurde ich auch mit zahlreichen Fragen konfrontiert, mit denen ich mich noch nie befasst hatte. So mussten wir beispielsweise definieren, für wie viele Gespräche die Plattform ausgerüstet sein musste, da die hierfür benötigten Leitungen vorgängig eingekauft und bereitgestellt werden müssen. Ein anderes Beispiel ist die Frage nach den Webbrowsern, auf welchen der Event funktionieren sollte oder auch Sicherheitsaspekte, die es zu berücksichtigen galt. Schlussendlich werden im Rahmen eines solchen Anlasses riesige Datenmengen hin und her geschoben, was punkto technischer Infrastruktur einige Herausforderungen mit sich bringt. Alles in allem ist die Organisation eines virtuellen Events mit Sicherheit nicht weniger aufwändig als die eines physischen Events, allerdings setzen sich die Aufgabenstellungen komplett anders zusammen.


Waren eure Ideen aus dem Konzept mit einer Standardlösung umsetzbar?

Alles andere als das! Die Umsetzung war im Prinzip ein erstmaliger Aufbau der heutigen Plattform «virtualexperience» von Kilchenmann, die in Zusammenarbeit mit Schweizer Partnern entwickelt wurde. Uns war bei Projektstart bewusst, dass sich die Lösung noch im Aufbau befand, was natürlich Einfluss hatte auf den Entstehungsprozess. So hatte ich beispielsweise zu Beginn des Projekts kein Gespür dafür, welche Anforderungen oder Anpassungen mit welchem Umsetzungsaufwand verbunden sind. Ist mein Wunsch nun mit einem Klick erledigt oder muss der Programmierer dafür einen Tag Arbeit investieren? In diesem Bereich habe ich einiges dazugelernt, was für mich sehr wertvoll war. Bei der zweiten Durchführung sah das dann schon ganz anders aus und heute bietet Kilchenmann die Lösung als fixfertige und modulare Plattform an.


Dann kam der Tag X. Wie ist der Event über die Bühne gegangen?

Beim Female Entrepreneurship-Anlass waren wir aufgrund der damals aktuellen Corona-Regeln räumlich voneinander getrennt. Das war beim StartUp Forum noch anders und alle Beteiligten seitens Organisation und Technik waren vor Ort. Das erleichtert die Kommunikation ungemein und es entsteht – obwohl das Format virtuell stattfindet – unter den Beteiligten dieses besondere Event-Feeling, das ich persönlich sehr schätze. Doch dann kam der grosse Schreckensmoment, denn als wir im übertragenen Sinne den Startknopf gedrückt haben, ging gar nichts. Das hat mich in einem ersten Moment ziemlich aus der Bahn geworfen, denn an einem physischen Event wäre ich schnell auf die Bühne gegangen und hätte gesagt, dass wir technische Probleme haben oder hätte – im übertragenen Sinn – das heruntergefallene Banner mit Doppelklebeband einfach wieder aufgehängt und noch schnell ein Verlängerungskabel organisiert. In diesem Fall konnte ich aber überhaupt nichts tun und musste mich darauf verlassen, dass die Techniker das irgendwie hinkriegen.


Wo lag denn das Problem? Hätte es verhindert werden können?

Das Login für die Teilnehmenden hat nicht funktioniert und sie sind nicht auf die Plattform gekommen. Schlussendlich haben wir mit einer Stunde Verspätung gestartet. Im Nachhinein ist man natürlich immer klüger. Die technische Panne hätte sicher verhindert werden können, wenn wir früher mit dem Testen begonnen bzw. weniger lange an den Inhalten gearbeitet hätten. Dieses Learning haben wir bei der Vorbereitung des zweiten Events berücksichtigt und da hat schlussendlich alles reibungslos geklappt. Die Quintessenz ist eigentlich ganz einfach, jedenfalls im Nachhinein: Die Deadlines müssen klar sein und konsequent eingehalten werden. Ab Tag X werden keine neuen Inhalte mehr erfasst oder angepasst, damit genügend Zeit für die Tests bleibt.


Welche Vor- und Nachteile siehst du im Nachhinein in Bezug auf das Format «virtueller Event»

Begeistert bin ich von den Möglichkeiten, die das Format bietet. Im Prinzip kann man alles machen, denn es gibt aus technischer Sicht quasi keine Grenzen. Man kann verschiedene Formate zusammenbringen, vorproduzierte Inhalte einspielen, Live-Streams übertragen, unterschiedliche Räume einrichten und so ein richtig tolles Erlebnis erschaffen. Auf der einen Seite ist man virtuell also flexibler – aber eben auch langsamer, da man praktisch nichts selber machen kann und für jeden Schritt auf die Profis angewiesen ist. Spannend und lehrreich sind wiederum die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten, die sich mit einem virtuellen Event bieten. Und zu guter Letzt ist man mit einem virtuellen Event natürlich ortsunabhängig unterwegs, was gerade – aber nicht nur – zu Coronazeiten einiges vereinfacht und bezüglich Referenten neue Möglichkeiten bietet. Ein kleiner Tipp zum Schluss: Auch virtuelle Formate bieten die Möglichkeit, den physischen Aspekt einzubinden, indem vor dem Anlass Unterlagen oder ein kleines Event-Paket verschickt wird. Wir haben das beim Female Entrepreneurship-Event in Form von Snacks und Info-Unterlagen so gehandhabt, was bei unseren Teilnehmenden sehr gut angekommen ist.


Carmen, ganz herzlichen Dank für das spannende Gespräch!

«virtualexperience», das ist Knowhow, Equipment und Plattform in einem. Bei uns erhalten Sie alles aus einer Hand für Ihren Online-Event. Sie wünschen eine persönliche Demo? Kontaktieren Sie uns unverbindlich.

virtualexperience

 

 

 

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